Toda la información sobre el marco normativo, nuestras políticas de privacidad, tratamiento de datos, cookies y derechos de autor de la plataforma Firmia.
Última actualización: junio de 2025
Firmia opera bajo el marco normativo colombiano que reconoce la firma electrónica como mecanismo legalmente válido para expresar la voluntad en actos y contratos. A continuación se presentan las principales disposiciones legales que respaldan el uso de nuestra plataforma.
Firmia implementa la modalidad de firma electrónica simple con evidencia biométrica: incluye código OTP por SMS o WhatsApp, fotografía selfie del firmante, coordenadas GPS y trazabilidad completa en un certificado digital. Esta modalidad está expresamente reconocida por el Decreto 2364 de 2012.
Promulgada el 18 de agosto de 1999, esta ley define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales en Colombia. Es la norma fundamental que dota de validez jurídica a los documentos y firmas electrónicas.
Establece que un mensaje de datos es «la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos». La firma digital es «un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vincula la clave del iniciador del mensaje al texto».
Los mensajes de datos tendrán la misma eficacia probatoria que los documentos físicos. «No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.»
Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si se utiliza un método que: (a) identifique al iniciador del mensaje de datos, y (b) indique la aprobación del iniciador de la información en el mensaje de datos.
Para que una firma sea considerada fiable, el método empleado debe ser capaz de identificar con certeza al firmante y de detectar cualquier alteración posterior del mensaje. Firmia cumple ambos requisitos mediante el registro biométrico y el hash SHA-256 del documento.
Cumplimiento Firmia: Cada firma genera un código hash único del documento PDF, vinculando criptográficamente la voluntad del firmante al contenido exacto del archivo en el momento de la firma.
Expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el 22 de noviembre de 2012, este decreto reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 en lo relativo a la firma electrónica. Distingue claramente entre firma digital (basada en certificados digitales de entidades certificadoras) y firma electrónica (cualquier método que identifique al firmante y evidencie su aprobación).
«Los métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.»
Una firma electrónica es fiable cuando: (1) los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante; (2) es posible detectar si el mensaje fue alterado después de la firma; y (3) los datos usados son mantenidos bajo el control exclusivo del firmante al momento de la firma.
Se presumirá que un método de firma electrónica es fiable cuando el firmante utilizó mecanismos (como OTP, datos biométricos o procedimientos acordados) que permitan identificarlo y se demuestre que tuvo acceso y control exclusivo sobre los datos de creación de la firma en el momento de firmar.
Cumplimiento Firmia: El código OTP se entrega al número telefónico registrado y caduca en 5 minutos; la selfie vincula biométricamente al firmante; la geolocalización GPS registra el lugar; todo queda en el certificado con timestamp inmutable.
La Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso (CGP), regula el valor probatorio de los documentos electrónicos ante los jueces y tribunales colombianos.
«Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos según el caso.»
Los documentos en formato electrónico firmados con los mecanismos del Decreto 2364 de 2012 se presumen auténticos y tienen el mismo valor probatorio que los documentos con firma manuscrita. La parte que los impugne debe demostrar su falsedad o adulteración.
Cumplimiento Firmia: El certificado de firma generado por Firmia incluye toda la cadena de evidencia (OTP, selfie, GPS, timestamps, hash SHA-256) necesaria para sustentar la autenticidad ante cualquier proceso judicial o arbitral.
La Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), regula el uso de medios electrónicos en las actuaciones y procedimientos administrativos.
«Las autoridades podrán habilitar sedes electrónicas para que los ciudadanos realicen trámites y actuaciones a través de medios electrónicos, con plena validez jurídica, siempre que se garantice la identidad del interesado, la integridad del documento y el no repudio.»
Los actos administrativos firmados electrónicamente tienen la misma validez y eficacia que los firmados de manera manual, siempre que cumplan con los requisitos de autenticación e integridad establecidos por las normas vigentes.
Aplicación en Firmia: La plataforma es apta para la firma de contratos con entidades públicas y para actuaciones administrativas cuando así lo permitan los reglamentos internos de la entidad correspondiente.
La información de esta sección es de carácter orientativo y no constituye asesoría jurídica. Para casos específicos, recomendamos consultar a un abogado especializado en derecho informático o comercio electrónico en Colombia.
Vigente desde el 1 de enero de 2025. Última revisión: junio de 2025.
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| Base de datos | Titulares | Tipo de datos |
|---|---|---|
| Usuarios de plataforma | Administradores y usuarios de empresas clientes | Nombre, correo, contraseña (hash), rol, empresa |
| Firmantes | Personas invitadas a firmar documentos | Nombre, correo, teléfono, selfie, GPS, firma, IP, timestamps |
| Empresas clientes | Personas jurídicas y sus representantes | Razón social, NIT, nombre del representante, correo corporativo |
| Prospectos | Interesados del formulario de la landing | Nombre, correo, teléfono, cédula/NIT, representante, cargo |
La autorización del titular se obtiene de las siguientes formas:
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:
| Derecho | Descripción | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Acceso | Conocer los datos personales que se están tratando sobre usted. | 10 días hábiles |
| Corrección | Actualizar o rectificar datos inexactos o incompletos. | 15 días hábiles |
| Supresión | Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios o el tratamiento no esté autorizado. Sujeto a limitaciones legales (p. ej., conservación de evidencia jurídica). | 15 días hábiles |
| Revocación | Revocar la autorización de tratamiento para finalidades no esenciales. | 15 días hábiles |
| Queja ante la SIC | Presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que sus derechos han sido vulnerados. | — |
Para ejercer cualquier derecho sobre sus datos personales:
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Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas que incluyen: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), hashing de contraseñas, control de acceso por roles, auditoría de eventos, copias de seguridad y capacitación del personal en protección de datos.
Esta política rige a partir del 1 de enero de 2025. Las bases de datos estarán vigentes mientras Firmia preste el servicio y los plazos legales de conservación lo exijan. General Software S.A.S. se reserva el derecho de modificarla, informando previamente a los titulares.
Última actualización: junio de 2025.
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